Meglévő szoftverek hatékonyabb használatával csaknem tizedére csökkentek az adminisztrációs terhek egy 25 éves múltra visszatekintő, speciális műanyagipari termékeket gyártó cégnél.
Probléma:
Azzal a problémával fordult hozzánk egy nagy múltú gyártócég, hogy a számukra tökéletesnek vélt ügyviteli rendszerrel dolgoztak már hosszú évek óta, ám az egyes folyamatok közötti adminisztrációt ez a szoftver nem igazán segítette, egy modernebb, komplexebb rendszer bevezetése pedig nem merült fel lehetőségként. Főleg azért nem, mert azok a kulcsalkalmazottak, akik átlátták és értették a rendszert nem kívántak átállni egy rég megszokott rendszerről egy újabbra. Illetve az is szempont volt, hogy egy új vállalatirányítási szoftver bevezetése -azokkal a modulokkal, melyek kielégítették volna a megfogalmazott automatizálási igényeket – rendkívül drágának bizonyultak.
A tulajdonosok elmondása alapján ebben az ágazatban a verseny igen kiélezett, főleg a rendkívül alacsony árréssel működő keleti-európai vagy távol-keleti beszállítók miatt. Ennek okán kénytelenek a cég belsős folyamatainak nagyobb léptékű fejlesztését a vásárlói igények oltárán feláldozni: a profit jelentős részét inkább a gyártástechnológia fejlesztésére összpontosítják és a trendeknek megfelelő új technológiák bevezetésére fordítják.
Megoldás:
A legjobbnak láttuk, ha megvizsgáljuk az ügyfélszerzés és ügyfél kiszolgálás folyamatát, ahhoz, hogy olyan pontokat azonosíthassunk, melyek automatizálása viszonylag egyszerű látványos eredménnyel jár és nem igényli olyan szoftverek használatát, melyek jelenleg nem állnak a cég rendelkezésére.
Ezek a pontok olyan folyamatlépésekhez kapcsolódtak, melyek során digitális, azonos típusú és formátumú fájlok/dokumentumok feldolgozása történt meg valamilyen formában.
Ebben az esettanulmányban két felhasználási mód kerül kiemelésre, de ennél jóval több került feltárásra:
- Árajánlat adás: A manuális, szabad szöveges árajánlatok összeállítása korábban egyenként 20-25 percet vett igénybe. Ennek tízedére sikerült csökkenteni a részidőt, mindamellett, hogy egységes formát öltöttek az ajánlatok, mely a céggel szembeni bizalom megalapozását is szolgálta.
- Üzletfejlesztési döntések meghozatalának segítsége: A kiállított számlák alapján az azonos számlaképeknek köszönhetően a vevői csoportok összevetésére az árajánlatot kapott és megrendeléssé konvertálódó ügyfelek azonosítása mellett a termékek és termék anyagok fogyásának időszaki alakulásának szemléltetésére is alkalmas automatikusan váltózó kimutatások születtek.
Ezek az automatizálások mind-mind megvalósíthatóak voltak egy piacvezető, szinte mindenhol előforduló irodai szoftvercsomag alkalmazásával (Microsoft Office), mely a cég rendelkezésére állt, ugyanis már korábban is napi szinten használták szövegszerkesztésre, táblázatok kezelésére.
Cégünk pedig ennek segítségével felépítette azokat a modelleket és automatikus dokumentumolvasási lehetőségeket, melyek segítségével az alkalmazottakra ezen túl szinte csak a dokumentumok megfelelő mappába történő érkeztetése hárult felesleges adminisztratív teherként.