Szerviztechnikai üzletág hatékonyságának feltérképezése egy évente több milliárd forint árbevételt termelő, értékesítési profillal rendelkező 30 éves múltra visszatekintő családi vállalkozásnál.
Probléma:
A tulajdonosok azzal a problémával fordultak hozzánk, hogy az egyik, főtevékenységükhöz kapcsolódó, évente közel egymilliárd forint bevételt termelő üzletág kapcsán nagyon nehezen tudnak releváns megállapításokat tenni annak hatékonyságáról.
Az általuk felhasznált korábbi megközelítések kapcsán nem igazán volt azonosítható, hogy felfutóban van, stagnál vagy éppen egy leszálló ághoz érkezett ez az üzletág. Hiába mutat évi 5-8%-os növekedést, ezt eredményezheti akár az infláció és a beszállítói költségek éves emelkedésének együttese is, melyet a vállalkozás is természetesen beépít és tovább számláz a megrendelők felé, évről évre nagyobb árbevételt eredményezve.
Összességében ebből nem derül ki az adott üzletág jövedelmezősége, egy ekkora növekedés mellett még akár egy negatív irányú trendforduló is felmerülhet lehetőségként és az is hogy az elmúlt időszakban a projektek száma és a profit aránya is csökkenőben van.
A cég maga egy több évtizedekre visszatekintő családi vállalkozás mely az évek során akkorára nőtt, hogy mára már több milliárdos árbevételt ér el nagyon kedvező adózás előtte eredmény mellett.
A vizsgált üzletág a vállalkozás főtevékenysége okán értékesített nagy értékű eszközökhöz kapcsolódó szerviz, melyet az eszközök gyártói által minősített, professzionális módon, nagy szakértelemmel végeztek.
Megoldás:
Első lépésben megvizsgáltuk a vállalatirányítási rendszerből kinyerhető adatokat. Nagyon hasznosnak bizonyult, hogy minden felmerülő költség külön, az adott projektre került lekönyvelésre. Ez már jó kiindulási alapot jelentett az egyes szervizprojektetek számának és a költségeik alakulásának a méréséhez. Ez azonban kevésnek bizonyult, ugyanis az egyik legnagyobb tételre, a szervizes mérnök kollégák munkavégzésére vonatkozóan pusztán a megrendelő felé kiszámlázott óradíjakat mutatta.
A cég számára a következő javaslataink voltak:
- Náhány szervizelési projekt teljes folyamatát végigjárva az elejétől a végéig, olyan adatfelvételi pontokat kell keresni, amit a jövőben az szervizelést végző kolléga fog adattal feltölteni. Ez persze többlet terhet ró a kollégára, de ebben a fázisban nem automatizálható vagy kinyerhető semmilyen egyéb módon releváns adat a jelenlegi működésben.
- Mivel projektenként történt a költségek lekönyvelése, érdemes az elmúlt 24 hónapból hasonló szervizigényű projekteket keresni (például típushibák javítása azonos eszközökön, azonos régióban). A hasonló projektekből projekt profilok alakíthatóak ki, majd azokat összehasonlítva egymással, láthatóvá válik, hogy milyen költségtípusok milyen arányban tértek el nagyon hasonló projekteken belül.
Ezután már meg lehet mondani az egyes költségek növekedésének arányát évről évre, vagy akár projektek között is.
Ebből pedig az egyik legnagyobb, hatékonysági kérdésre is megszülethet a válasz: az is kiderülhet, hogy a hasonló, vagy akár teljesen azonos szervizigényű projekt profilok esetében mekkora szórással történtek kiszámlázásra mérnök óradíjak mennyiségei.
- Amennyiben a szórás elég nagy, akkor az valószínűleg mérnök állomány hatékonyságának szórása okozza. Ahhoz, hogy meg lehessen tudni, hogy az adott profilú projektek esetén mekkora a projekten belüli feladatokhoz tartozó reális/ideális szükséges mérnökóra szám, érdemes számos visszatérő projekttípus esetében határidős bónuszt alkalmazni. (A bónusz mértéke pedig akkora legyen, hogy ne legyen kérdés azzal kapcsolatban, hogy mindenki a legjobb formáját fogja nyújtani.) Ezzel pedig megszületik az az etalon érték projekt profilokra vonatkozó mérnökórák tekintetében, mely a jövőben alapértelmezett kiindulássá válhat és minden ennél számottevően nagyobb eltérést pedig vizsgálni érdemes.
- Annak érdekében, hogy az adott projektek döntéshozók számára releváns mérőszámai teljes értékűek, könnyen visszakereshetőek legyenek, érdemes az adatforrásokból leszűrt fontos mérőszámokat egy digitális projekt adatlapon szerepeltetni, melyeket bármilyen üzletfejlesztési meeting kapcsán könnyedén kinyerhetnek a jövőben. Ennek köszönhetően sokkal egyszerűbben összehasonlíthatóvá válnak a projektek és az adott üzleti évekre vonatkozóan is látni fogja a cég, hogy milyen költség és bevétel tételek hogyan változtak és hogyan alakul a profitabilitás.